Nicht nur im Impressum, auch in Geschäftbriefen muss man Pflichtangaben machen. Zu den Geschäftsbriefen zählt der gesamte externe geschäftliche Schriftverkehr. Das sind neben den Schriftstücken in Papierform, auch alle Nachrichten, die mittels eines Telekommunikationssystems übermittelt werden, wenn sie beim Empfänger in Schriftform ankommen (E-Mail, Fax).
Welche Angaben zu machen sind, wird zum Teil vom Gesetzgeber geregelt und zum Teil als selbstverständlich vorausgesetzt – aus Publizitätsgründen.
Geschäftskorrespondenz Vereine, BGB-Gesellschaften und Einzelunternehmer
Für Vereine und BGB-Gesellschaften gibt es keine speziellen gesetzlichen Vorgaben (der frühere § 15 b Gewerbeordnung (GewO) ist nicht mehr in Kraft). Der Schriftverkehr von Vereinen sollte aber die allgemeinen Angaben wie Bezeichnung, Vereinsform, Sitz, Kontaktangaben, Vereinsregisternummer, Vereinsvorstand (Vor- und Zuname) enthalten.
Der Schriftverkehr von Einzelunternehmern und BGB-Gesellschaften sollte Vor- und Zuname, ladungsfähige Anschrift und bei mehreren Gesellschaftern einer BGB-Gesellschaft die zuvor genannten Angaben zu allen Gesellschaftern enthalten. Der Einzelunternehmer sollte, wie im Impressum, Bezeichnung wie Geschäfstführer vermeiden, weil das irreführend ist.
Geschäftsbriefe für im Handelsregister eingetragene Unternehmen
Für im Handelsregister eingetragene Unternehmen sind die Pflichtangaben spezialgesetzlich geregelt:
– eingetragener Einzelkaufmann (e.K.) in § 37 a HGB
– Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG) in §§ 125 a, 177 a HGB
– GmbH in § 35 a GmbHG
– GmbH & Co. KG ; GmbH & Co. OHG und ähnliche Gesellschaften in §§ 125 a, 177 a HGB und 35 a GmbHG
– Aktiengesellschaft (AG) in § 80 AktG
In der Regel haben diese Unternehmen folgende Angaben zu machen:
– Firmierung in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
– Rechtsform (z. B. OHG, KG, e.K. GmbH);
– Sitz der Gesellschaft;
– Registergericht und die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist.
Die Einzelheiten befinden sich im der jeweiligen Gesetz.
Sinnvolle Angaben in Geschäfstbriefen
Empfehlenswert ist es für alle Unternehmen zusätzlich, Telefon- und Faxnummer, E-Mail- und Internet-Adresse sowie – je nach Geschäfstmodell – auch die Bankverbindung anzugeben.
Konkrete Vorschriften darüber, wo auf dem Geschäftsbrief die Pflichtangaben abgedruckt werden müssen, gibt es nicht.
Hier gilt aber bei einer immer älter werdenden Gesellschaft, dass die Angaben möglichst gut lesbar sind.
Für Ihre Fragen zu Impressum, Geschätsangaben, richtige Firmierung
Alexander Grundmann, LL.M., Leipzig
Rechtsanwalt und Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht